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En esta entrada veremos una introducción muy básica al GTD o Getting Things Done, uno de los sistemas de productividad más conocidos y usados. No es un sistema fácil de integrar y requiere bastante compromiso, y años de práctica. Para los que tienen la disciplina, puede ser un sistema inmejorable.
Hay libros enteros de GTD, entonces tratar de resumirlo en un post es bien dificil. Voy a tratar de reducirlo a sus conceptos básicos para que sea un buena introducción pero tembien deje ver el potencial de esta metodología.
GTD son las siglas de Getting Things Done, una metodología que empezó a popularizarse con el libro de David Allen titulado «Getting Things Done: The Art of stress-free productivity». En español este libro se consigue como «Organizate con eficacia», por lo que es dificil encontrarlo, a menos que lo busquemos por el autor.
El gran problema de David Allen, es que no es tan bueno para explicar el sistema. GTD es una metodología increible, pero no es tan fácil de explicar. ASí será de difícil que el mismo Allen después tuvo que sacar más libros para poder explicarlo mejor. Por eso su secuela «Making it all work» aunque es más de lo mismo a veces es necesaria para poder comprender el sistema.
Y aun no es suficiente. Han sacado más libros de otros autores tratando de simplificar y explicar mejor los conceptos. Uno muy recomendado es «Productividad Personal: Aprendete a liberar del estrés con GTD» del consultor español José Miguel Bolivar.
Y aun sigue sin ser suficiente. Hay muchos artículos, blogs, cursos y demás sólo enfocados a este sistema.
El mismo Allen ofrece certificados oficiales para que la gente pueda despues convertirse en trainers de GTD.
Perto bueno, ya mucha historia y mucho miedo. Vamos a lo esencial. ¿Que es GTD?
GTD es un sistema de productividad.
Un sistema implica unas reglas y unos procesos para logra un objetivo.
El objetivo en este caso es lograr hacer todas las cosas que tenemos o queremos hacer con los recursos escasos que tenemos, siendo el principal el tiempo.
Entonces para no alargarnos, GTD es un sistema de pasos y procesos para lograr organizar nuestras tareas y nuestro tiempo.
El esqueleto básico de GTD son los siguientes pasos:
- Capturar
- Clarificar
- Organizar
- Revisar
- Hacer
Capturar
Se refiere a liberar la cabeza de cosas
Clarificar
Se refiere a definir exactamente que es esa cosa y volverla tareas (no todo va a ser una tarea)
Organizar
Se refiere a coger esas tareas y pasarlas por un proceso lo mas objetivo posible, definiendo si la tarea implica alguna acción presente o futura y si esa acción la debo hacer yo o no, clasificando segun esto en listas, contextos y proyectos
Revisar
Implica revisar estas listas, contextos y proyectos de manera periódica
Hacer
Implica usar las listas por contexto en el día a día
Y eso es todo. Esta claro que cada uno de esos pasos amerita un libro y decenas de artículos, pero esa es la base
Esto no tienen nada de novedoso. Allen dice que estos son los pasos normales que implica una tarea, y que muchas veces los hacemos de manera inconsciente.
Y no solo eso, sino que los hacemos seguidos para cada tarea.
GTD entonces consiste en volvernos concientes de estos pasos, y ademas hacer cada paso «por lote». Imaginense el proceso de fabricar un carro. Si yo hiciera todo el carero en linea sería totalmente ineficiente, mientras que si hago primero muchas llantas, muchos chacises, muchas puertas, el proceso es mucho mas eficiente y efectivo.
GTD propone aplicar ese mismo pensamiento a las tareas. En vez de hacer todo el proceso individualmente, hacerlo por lotes.
Entonces, para un ejemplo, si mi jefe me dice hay que hacer este reporte, el proceso ineficiente seria irme a mi puesto inmediatamente y realizar todo el informe, sin importar todo lo que tenga en cola, y entregarselo ahi mismo. Y auqnue hay veces que esto hay que hacerlo,es o es solo en casos excepcionales.
Imaginense si entonces lo partimos por las tareas.
1.Primero lo capturo, es decir lo anoto en mi cuaderno o en mi softweare de tareas
2. Despues en la tarde, cuando hago mi revisión de bandeja de entrada, le dedico 2 minutos a pensar que implica «hacer el informe», lo parto en tareas mas pequeñas si es posible. De pronto no puedo hacer el informe si no me llegaa una información de contabilidad, por ejemplo, entonces mi tarea inmediata seria «pedir reporte contable de Marzo». Como es una tarea que implica menos de 2 minutos (Mas sobre esta regla mas adelante), envio el mail inmediatamente
3. Despues lo organizo en mi lista de «Cosas delegadas para hacer seguimiento»
4. Despues cuando hago mi revisión semanal de los viernes, al pasar por el item «Esperar reporte contable», me doy cuenta que no me ha llegado, entonces me pongo una nueva tarea para recordar a contabilidad.
5. Com ven el «hacer» que es en lo que siempre nos enfocamos, muchas veces se esfuma si planificamos bien. Fijense que aun no puedo hacer nada hasta que no tenga la información.
