¿Qué es una hoja de calculo?

En esta entrada veremos que es una hoja de cálculo y para que sirve- Cuales son sus bloques básicos. Cuales son sus funcionalidades básicas.

Que es una hoja de calculo

Una hoja de calculo puede ser muchas cosas dependiendo de la complejidad que busquemos, por ejemplo una hoja de calculo puede ser:

• Una calculadora simple
• Una lista simple de cosas
• Una calculadora que realiza multiples calculos al tiempo
• Una base de datos
• Una base de datos relacionada
• Un sistema relacionado de información

Mejor dicho, podemos ser lo simples o los complejos que queramos con un ahoja de calculo, y he ahi la belleza de la herramienta. Por muchos años han venido diciendo que la hoja de calculo ha muerto o va a morir, pero es tal su flexibilidad que va a seguir presente por mucho tiempo. Es verdad que ciertas tareas complejas se pueden reemplazar por software especializado, pero la flexibilidad, sobre todo si aprendemos a usar todas sus funcionalidades, es inigualable por ningún software

Elementos básicos

Celdas

La celda es el bloque fundamental de una hoja de calculo. Aqui es donde ponemos numeros, textos, fechas, formulas y mucho más. Los componentes o factores de una celda son:

• Valor: Es el valor de una celda. Puede ser un numero, un texto, o un booleano. Es lo que se muestra al usuario final:
• Formula: Por más de que el valor de una celda sea por ejemplo «5», puede que internamente haya una formula «=10/2», que resulta en el 5. LA fórmula es como el «backoffice» de la celda. Todo el proceso que lleva al valor. No siempre hay una formula. Una celda simplemente puede tener un valor y ya. LA formula empieza por ‘=’ o ‘+’
• Formato: El formato es como se ve la celda. Este lo dividimos en el formato del valor y el formato de la celda. El valor puede formatearse, por ejemplo un numero puede ir en porcentaja o con decimales. Una fecha es basicamente un numero con formato de fecha. La celda tembien puede formatearse, podemos cambiar el color, el borde, el tamaño y más

Filas y Columnas

• Fila: Una fila es una agrupación de celdas de manera horizontal
• Columnas: Una columna es una agrupación de manera vertical

Pestañas

Una pestaña es una agrupación de filas y columnas. En otras palabras es una cuadricula de celdas. Es mi espacio básico de trabajo.

Listas

Mientras las pestañas, las filas y las columnas se refieren a espacio de trabajo, es decir al potencial de tener datos, hay otros bloques básicos que ya se refieren a datos.

Las listas por ejemplo, son celdas continuas con datos. Normalmente son verticales, pero tambien podrian ser horizontales.

Tablas

Una tabla, por su lado, es una cuadricula de datos, en otras palabras, es una serie de listas relacionadas

Encabezado

Normalmente la primera fila de una tabla se le conoce como el encabezado, y es el titulo de cada lista. Por ejemplo si la primera columna es un listado de nombres, el primer elemento de la columna sera el encabezado y tendra un valor de «Nombre»

Funcionalidades básicas

Cálculos simples estáticos

En una celda puedo incluir formulas como en una calculadora con los operadores básicos. Por ejemplo:

=(45+5)/2

Lo que me mostraria un valor de 25

Cálculos dinámicos con referencias o variables

Así mismo puedo hacer estos mismos calculos pero en vez de poner los numero fijos puedo usar las celdas como variables. En este ejemplo tengo tres celdas. La primera es la A1 y por ahora tiene un valor de 2. LA segunda es la A2 y tiene un valor actual de 5. En la tercera (A3)  iria la siguiente formula:

=(A1+A2)/2

Que da un valor de 3.5

Pero si cambio el valor de A1 a 5, inmediatamente el valor de A3 cambiaria a 5.

Cálculos simultaneos automaticos

Así como en el ejemplo tengo una formula que se actualiza automaticamente, yo podría tener 500 celdas con fórmulas las cuales se actualizarian cada vez que cambia alguna otra celda. Aqui es donde empezamos a ver el poder de las hojas de cálculo

Formulas complejas

Así como vimos una suma básica, podemos hacer operaciones matemáticas y lógicas complejas que en una calculadora sería muy dificil. Un ejemplo sería:

=(A1+(B1/C1^2))-45,56*(E3/F5)

Formulas con textos

Así como podemos hacer operaciones con números como una calculadora, las hojas de calculo tambien nos permiten hacer cosas mas avanzadas como operar con texto. Por ejemplo:

=»Pedro «&»Perez»

Me dara un valor de Pedro Perez

Funciones

Estas formulas que hemos visto son las más básicas. Pero los software de hojas de cálculo tienen una extensa libreria de funciones que nos permite empezar la complejidad.

Hay funciones lógicas como SI,O,Y.

Hay funciones matematicas como SUMA, PROMEDIO

Hay funciones solo para texto como CONCATENAR,IZQUIERDA, DERECHA

Hay funciones de busqueda de información como BUSCARV

Entrar en el mundo de funciones es entrar en el agujero del conejo. Da para cursos, libros y más.

Analisis de datos

Mediante herramientas como las gráficas, las tablas dinámicas y otras, vemos lo que es para mi la gran funcionaldad de las hojas de cálculo: el analisis de datos.

Si, es muy bonito todo lo de formulas y formato y funciones yd emás, pero si no hay un objetivo concreto, se vuelve solo decoración. Si vemos las hojas de calculo como una poderosa herramienta para analizar nuestra información, el rendimiento de nuestros proyectos y poder tomar decisiones, ahora si le vemos la verdadera utilidad a las hojas de cálculo.

Poco a poco iremos desentrañando todo lo que nos tiene que ofrecer las hojas de cálculo.