¿Qué es Gmail y para que sirve?

En esta entrada les explicamos que es Gmail, para que sirve y como podemos sacarle el mayor provecho a lo que para los principiantes pareciera simplemente un servicio de correo electrónico.

¿Qué es Gmail?

Gmail es un servicio de correo electrónico, el cual integrado con las demás herramientas de Google se convierte en un sistema de productividad muy completo.

En su funcionalidad más básica Gmail es una bandeja de correo electrónico, donde llegan todos los mensajes a mi dirección de correo, y desde donde puedo escribir a cualquier otro correo. Con Gmail puedo crear una cuenta gratuita, la cual terminará en «@gmail.com».

Pero así mismo, puedo contratar el servicio de Gmail para «conectarlo» al dominio que yo quiera. Es decir que pagando cinco dolares al mes (o algo similar) puedo usar Gmail para manejar mi cuenta «info@losmasproductivos.com» o cualquier otra.

Pero Gmail es mucho más, y desafortunadamente la mayoría de usuarios se quedan en eso. Por eso les voy a mostrar un vistazo general de todas las cosas que podemos hacer con Gmail.

Gmail como organizador de correos electrónicos

Dentro de la funcionalidad de servicio de correos electrónicos, Gmail ofrece opciones de priorización de correos, filtros, etiquetas, de automatización y más, para organizar los correos de acuerdo a su sistema de productividad. Veamos algunas de estas formas de organizar

Categorías o Pestañas

La forma más básica de organización, y la predeterminada de Gmail son las categorías predeterminadas: Aparte de la bandeja de entrada principal nos aparecerán 4 nuevas pestañas: Social, Notificaciones, Promociones y Foros.

Gmail automáticamente, con algoritmos internos, nos ordena el correo en estas cuatro categorías.

En principio parece muy bien, pero el problema es que estamos dejando que Google nos organice los correos «como se le dé la gana».

Es por eso que a veces cuando se suscriben a un newsletter, no les va a llegar a su bandeja de entrada, sino a «Notificaciones» o a «Promociones».

Afortunadamente esto lo podemos personalizar: o podemos dejar solo 1 o 2 e estas categorías, o simplemente quitarlas todas y solo dejar la bandeja de entrada.

Para mí, esta es la mejor opción ya que me permite a mí decidir como quiero organizar mi correo, y no dejar que Google decida por mí.

Etiquetas

Existe una mejor forma de organizar el correo y es a través de las etiquetas.

Tal como lo dice su nombre, esta funcionalidad nos permite «etiquetar» cada uno de los correos con una o más etiquetas, y de esta manera nos lo agrupa en categorías personalizada, para hacer más fácil la búsqueda posterior.

Aquí pueden ver todo acerca de las etiquetas en Gmail.

Sin embargo la «belleza» del sistema de categorías que ya vimos, es que nos organiza automáticamente los correos.

La pregunta es ¿Habrá alguna forma de hacer lo mismo con las etiquetas?

Y la respuesta es: Si, si la hay. Se llama Filtros.

Filtros

Los filtros son una funcionalidad avanxczada que nos permite escoger que se etiqueten los mensajes con etiquetas especificas dependiendo del remitente, del destinatario, o incluso de palabras especificas en el asunto o el cuerpo del correo

De esta manera podría «programar» para que todos los correos que vengan del mail de mi jefe se etiqueten con la etiqueta «jefe», y que todos los correos que tengan la palabra «urgente» en el asunto, los etiquete como «Hacer inmediatamente».

Aquí pueden ver un artículo completo acerca de como filtrar correos por remitente en Gmail.

Puede que hayan leído hasta aquí y hayan dicho: nada nuevo, todo eso lo puedo hacer con cualquier otro.

Ahora veamos más características menos conocidas, pero que pueden hacerlos querer cada vez más a Gmail, empezando por la habilidad de agrupar todos sus correos en una sola bandeja.

Gmail como gestor de correos electrónicos

¿Cuantas direcciones de correo electrónico tienen?

Estoy seguro que por lo menos dos.

Si solo tienen un correo, pueden saltarse esta sección porque no les interesará esta funcionalidad. Pero hasta en ese caso, pueden haber ocasiones en que pueda serles útil.

Yo personalmente tengo más de 6: la personal actual, la personal vieja, la laboral, la otra laboral, la de losmasproductivos, la de mí otro blog, etc, etc, etc.

Veamos como nos puede ayudar Gmail con esto:

Importar Correos

Lo primero que podemos hacer es traer todos nuestros correos de alguna cuenta antigua de correo que queramos eliminar y no pensamos volver a usar. Muy útil para no tener que entrar en 2 o 3 cuentas cada vez que quiera ver correos archivados.

Enviar correos de otra cuenta

Por otro lado, si tengo dos o más cuentas de correo, puedo enviar correos desde una de ellas, la cual va a ser mi principal.

Entonces cada vez que escriba un correo, aparte de poder cambiar el destinatario, puedo cambiar el remitente.

Lo bueno es que la otra cuenta no tiene que ser Gmail, puede ser cualquier correo.

Recibir correos de otra cuenta

Así mismo podemos incluir una cuenta de correo en su totalidad. Es decir, no solo para enviar correos como en la anterior opción, sino también para recibir.

Este es el verdadero poder de Gmail: poder recibir todos nuestros correos en un solo sitio

Gmail como organizador de contactos

Adicionalmente, Gmail se integra con otras aplicaciones de Google, que entre otras cosas nos permite de manera fácil y rápida:

• Crear, organizar, editar y buscar contactos con Contacts
• Escribir mensajes instantáneos o sesiones de video con Hangouts.
• Convertir los correos electrónicos en tareas con Tareas.
• Escribir notas rápidas con Keep.
• Crear, editar, aceptar invitaciones a eventos con Calendar.
• Guardar archivos adjuntos grandes o pequeños con Drive.

Gmail como sistema de productividad

Aparte de los filtros que ya discutimos, hay muchas otras gemas escondidas para aumentar nuestra productividad.

Por ejemplo, podemos dar prioridad a los correos con el sistema de estrellas e iconos. Aquí pueden como asignar prioridades a los correos en Gmail.

Para mí el potencial más grande que nos ofrece Gmail es como un sistema de productividad. Integrando todos los puntos anteriores, Gmail puede convertirse en un aliado para usar mejor nuestro tiempo y enfocarnos en lo que más nos importa.