¿Que es el «time blocking»?

En este artículo hablamos del time blocking como técnica de planeación y de efectividad; una manera para controlar y decidir como usar nuestro recurso más valioso: el tiempo.

El time blocking es un concepto extremadamente simple. Tan simple que podríamos escribir una frase e irnos.

El time blocking consiste en tratar nuestro tiempo como el de los otros

En otras palabras, es tratar nuestras tareas como si fueran citas a las que tenemos que llegar temprano.

Es aprender a hacer compromisos con nosotros mismos, y luego cumplirlos.

¿No le llegarían tarde a una cita a su jefe o a un cliente, cierto?

Entonces ¿Por que si dejan de hacer las cosas importantes que no implican un jefe o un cliente presionando?

El time blocking dice: Asignemos previamente un tiempo para cada tarea o grupo de tareas.

Ilustremos esto mejor con un ejemplo:

Digamos que estoy haciendo un informe importante para la próxima semana que me puede tomar 5 horas. Sabiendo que es prácticamente imposible encontrar un bloque de tiempo de 5 horas (adicionalmente, está demostrado que el cerebro no puede concentrarse por tanto tiempo), entonces podemos asignar un bloque de una hora cada día de la semana.

Adicionalmente, si sé que mis niveles de energía están al máximo en las horas de la mañana, pues lo mejor sería agendar este tiempo a primera hora; antes de ver el mail o de cualquier reunión.

Entonces mi calendario quedaría así:

Después de eso podría bloquear un tiempo para revisar mi email. ¿Cuanto creen que es suficiente? Dependiendo del volumen de email que reciban pero si trabajan con Inbox Cero, seguramente 30 minutos en la mañana y 30 minutos en la tarde serán más que suficiente.

Pero no todos los eventos tienen que ser de todos los días. Pueden haber tareas que se hagan una o dos veces a la semana. Digamos por ejemplo que los lunes hago la reunión de seguimiento con mi equipo, y los viernes hago la revisión semanal. Adicionalmente los jueves hago tareas administrativas como pago de facturas. Quedaría algo así:

Ahora, hay niveles de time blocking, y eso depende ya de cada uno.

Hay por ejemplo gente que le gusta bloquear todo el calendario, incluyendo almuerzos, descansos y todo lo demás

Yo soy más de la escuela de bloquear no más de la mitad de la semana.

Es más, si nunca lo hemos hecho, podemos empezar por un bloque semanal o diario. Si lo cumplimos poco a poco lo vamos incrementando, ya que si nos excedemos corremos el riesgo de frustrarnos, y terminar no haciendo nada.

Espero les guste la técnica y la empiecen a aplicar.