¿Qué es el correo electrónico y para que sirve?

En este artículo vemos que es el correo electrónico y todo lo que podemos hacer aparte de recibir y enviar correos para sacarle provecho a esta increíble herramienta de productividad.

Qué es el correo electrónico

El correo electrónico es un canal de comunicación muy flexible que puede ser usado desde la forma más simple hasta la más compleja adaptándose a nuestras necesidades. Preguntar qué es el correo electrónico o email hoy en día, es como  preguntar qué es el teléfono. Es parte de nuestro diccionario popular (y oficial), y no es necesario explicar que es.

Sin embargo el objetivo del email y su uso no es algo estático. Si dijéramos que su objetivo es comunicarnos de una manera que no necesariamente implica una respuesta inmediata, estamos en lo cierto, pero al mismo tiempo estamos siendo muy ambiguos.

La verdad es que el email es un sistema, y como sistema se puede adaptar a nuestros objetivos y dependiendo de como lo usemos, puede servir para más o menos cosas.

Recibir y Enviar mensajes

En su forma más básica, el correo electrónico es un sistema de comunicación privado. Es decir que me permite enviar y recibir mensajes.

Así de simple.

Puedo enviar mensajes a quien quiera con tal de que tenga su dirección de correo, y puedo recibir mensajes de cualquier persona o empresa que tenga mi dirección exacta.

Yo puedo tener una o múltiples direcciones de correo electrónico, y en cada una de ellas puedo enviar o recibir los correos que quiera o requiera.

A diferencia de un teléfono, los correos electrónicos no son un canal de comunicación instantáneo, es decir que la comunicación no es en tiempo real. Yo puedo enviar un correo hoy, y el destinatario me lo puede responder hoy mismo, mañana, en un mes o en un año. Lo anterior significa, que los correos se pueden ir acumulando.

Medio masivo

Otra característica importante del correo electrónico es que yo puedo enviar el mismo mensaje  a múltiples destinatarios y categorizarlos. Siempre va a haber uno o varios «principales», es decir, las personas a la que la comunicación va dirigida.

Así mismo pueden haber unos destinatarios «en copia» y otros «en copia oculta».

Los primeros son los que deben saber de la comunicación pero no tienen obligación de responder.

Los segundos también deben saber de la misma, pero el destinatario no debe saber que están enterados.

Por otro lado, aparte de responder un correo a la persona que me lo envió, yo puedo responder a todos los que están en copia, y también puedo reenviar el mismo correo a otros destinatarios que puedan estar interesados en el mismo.

Estas características de enviar a muchos y de reenviar son muy positivas pero al mismo tiempo tienen características que han sido usadas por empresas, hackers y criminales para todo tipo de actividades.

Archivo (Organizar mensajes recibidos)

A medida que voy recibiendo más y más correos, se van acumulando en mi bandeja de entrada, por lo que en algún punto puedo llegar a tener decenas, cientos y hasta miles de correos. Ahí es donde viene la utilidad de organizarlos. Por un lado puedo eliminar correos, y por otro puedo archivarlos. El primer caso es para lo que no necesito volver a ver, el segundo para temas que puedo necesitar más adelante.

Hoy en día, Gmail y los otros servicios de correo tienen sistemas más sofisticados de organización bien sea automática o manual, en donde podemos etiquetar, categorizar, filtrar, y hasta enviarnos mensajes al futuro.

Listado de Tareas

Muchas veces, particularmente en el ambiente laboral, el correo electrónico es el medio perfecto para enviar tareas que alguien debe hacer, por lo cual se puede volver un organizador de tareas, un listado de cosas por hacer o un «checklist» o «to-do list»

Sistema de Alarma (Recordatorios)

Con las funcionalidades de programar correos, el correo se puede volver un excelente sistema de recordatorios de cosas que debo hacer en ciertas fechas. Aquí pueden ver como activar el recordatorio automático de Gmail.

Centro de noticias (Boletines)

Hoy en día, la mayoría de blogs o páginas de noticias cuentan con un newsletter o boletín.

Un boletín es un mail que se envía de manera periódica (mensual, semanal, diaria), con noticias, promociones, cursos, etc.

Al tenerlo centralizado en el mail, puede convertir nuestro correo en un excelente centro de información.

Pero así como puede ser muy útil hay que tener cuidado ya que se puede convertir en un foco de improductividad a medida que se vayan acumulando todos estos boletines.

Filtro de mensajes

Cuando ya llevemos un buen tiempo usando el correo electrónico, vamos a empezar a ver que hay boletines que ya no queremos, mails de «spam» que no nos interesan, correos muy viejos para los cuales ya no tenemos utilidad y cosas similares.

Aqui es donde los filtros pueden resultarnos muy útiles.

El primer filtro que casi todos los correos tienen es el de spam, para los correos que el mismo sistema detecta que son de publicidad, o de engaños.

Gmail por ejemplo, va un paso mas allá y nos ayuda con filtros para promociones, notificaciones y correos relacionados con redes sociales.

Pero mejor aún, en casi todos los servicios nosotros podemos establecer nuestros propios filtros, y así saber que en nuestra bandeja de entrada va a entrar lo que queremos y lo que necesitamos.

Sistema de Productividad

En conclusión el correo electrónico puede ser tan básico o tan complejo como nosotros queremos, y puede convertirse o bien en un enemigo de la productividad, o, si lo manejamos bien, en una herramienta esencial para manejar nuestra productividad.