Los listados de tareas (To-do lists)

En este episodio explicamos que son los listados de tareas o To-do lists, cuales son sus ventajas y desventajas, herramientas para llevar estos listados y algunas buenas prácticas para elevar nuestra productividad.

Los listados de tareas son una de las primeras cosas que se nos vienen a la cabeza cuando hablamos de efectividad personal.

Es algo tan sencillo y muchos lo descartan. Tiene muchos detractores. Pero la verdad es que con unas pequeñas modificaciones, nuestros listados de tareas pueden ser muy útiles.

Qué es un listado de tareas

Creo que la definición está en el mismo título.

Un listado de tareas es básicamente un recordatorio de las cosas que tenemos que hacer. De ahí para adelante podemos agregarle todo lo que queramos.

El gran problema es que en el trabajo del conocimiento, «las cosas que tenemos que hacer» son muchísimas. Entonces, lo que empieza como una inocente «lista de mercado» se transforma en un mamut de más de 200 ítems.

Y ahí es cuando lo que parecía una gran herramienta de productividad, se convierte en un enemigo y termina afectando negativamente nuestra efectividad en vez de beneficiarla.

Por eso, bauticemos esta lista única como la «lista de tarea tradicional», para que podamos introducir nuevas especies de listados.

Tengamos en cuenta que la lista de tareas es un animal diferente del calendario.

En otras palabras, todo lo que tiene una fecha objetiva (eventos, citas, reuniones) va a ir en el calendario.

En el listado de tareas va todo lo que no tiene una fecha. Algo distinto es que yo puedo asignarle fechas límite específicas si quisiera.

Los contras de la lista de tarea única

No tiene prioridades

Como sabemos que debemos hacer primero. ¿Lo primero que este en la lista? ¿Lo último?

El tema con esto, es que siempre van a haber esas tareas olvidadas que nunca se harán

Invita a «tachar» tareas fáciles

A nuestro cerebro le gusta completar cosas. Es su naturaleza. Esto esta muy bien en principio. El problema es que, dado este instinto, siempre vamos a buscar las tareas más fáciles, más rápidas o más «tachables» para sentir que hicimos algo. Así esas cosas no sean importantes

No sabemos el tiempo de cada tarea

Somos muy malos para planificar. No está en nuestra naturaleza

Simplemente, es demasiado larga

La realidad es que no es sostenible una única lista. No solo por los problemas ya citados, sino que una sola lista se va a ir agrandando y agrandando, hasta que simplemente se va a convertir en un sistema poco confiable que va a dejar muchas cosas sin hacer, y por tanto lo vamos a abandonar.

Modelos alternativos de listados de tareas

Lista única pero con más información

Algo que les funciona a muchos es incluir «marcadores, etiquetas o simplemente más información de la tarea para que al momento de realizar tareas tengamos más criterios para decidir si hacemos una u otra.

Entre los criterios que podemos incluir están:

• Marcador sencillo de prioridad (Una estrella, un color, una etiqueta de «prioritario» o «urgente»).
• Clasificación de prioridad. Se pueden poner números, letras o distintas categorías («urgente», «importante», «prioritario»)
• Categorías (familiar, laboral, proyecto 1)
• Fecha límite
• Tiempo aproximado
• Nivel de energía necesario
• Responsables

Listados por categorías

Muy parecido al anterior, si no que vamos un paso más allá y creamos distintas listas para cada categoría.

Por ejemplo, un listado para cada categoría, o listado por dimensiones de la vida.

Unos ejemplos muy populares de esto son:

La Matriz Eisenhower: Se clasifican las tareas en cuatro categorías por su nivel de urgencia e importancia

GTD: Se clasifican las próximas acciones por contextos (Oficina, computador, celular, casa, calle, personas específicas). Aunque esto es simplificar el GTD. Aquí pueden ver una guía más completa del GTD.

Listados por fechas

Muchas personas usan 3 listados, aparte de su lista maestra:

• Cosas por hacer hoy
• Cosas por hacer esta semana
• Cosas por hacer este mes

Lo que se hace entonces al principio de mes es escoger de la lista maestra lo que hay que hacer este mes.

Después escogemos lo que hay que hacer (o lo que quiero hacer) esta semana

Por último, cada tarde, o cada mañana escogemos las 3-5 cosas que queremos completar ese día.

Herramientas

Está claro que si siguiéramos usando nuestra lista única, un papel y lápiz seria más que suficiente, pero cuando empezamos a incluir más información y queremos organizar nuestras listas por categorías, necesitamos herramientas un poco más complejas. Aquí algunas de ellas:

El Bullet Journal

El Bullet Journal es un invento reciente, que toma la sencillez del cuaderno y el lápiz y los incluye en un sistema que separa por meses, días y proyectos.

El mail

El email tiene muchas de las características que buscamos. Tiene como etiquetar y categorizar, también podemos generar notificaciones por fecha. EL problema es el mismo del celular. Cuando usamos una misma herramienta para más de una cosa, podemos perder nuestro enfoque

Herramientas de Notas

Las ventajas de herramientas de notas como Google Docs, Word o Evernote es que nos permite incluir mucha más información de cada tarea.

Adicionalmente puedo crear carpetas para cada categoría o clasificación

Lo malo es que cuando son muchas tareas se vuelve muy engorroso.

Herramientas específicas

Por último hoy en día encontramos muchas aplicaciones que se han diseñado con el propósito especifico de manejar listados de tareas. Entre las más conocidas están: Wunderlist, Todoist, Things y Tasks

Como ven, los listados de tareas sigue siendo muy útiles y si los sabemos usar nos pueden ayudar a controlar nuestras actividades y nuestro tiempo, y lo más importante, decidir las cosas que queremos hacer y las que no.