Funcionalidades de Outlook en Gmail

En esta entrada vemos como podemos usar Gmail como un gestor de correos, parecido a Microsoft Outlook, y como podemos usar todas las funcionalidades de gestor directamente desde Gmail

Gmail como gestor de correos

Gmail es más conocido como un servicio para recibir y enviar correos electrónicos.

Es menos conocido por sus capacidades como gestor de correos, similar a un Microsoft Outlook.

Antes de entrar al detalle de Gmail como gestor, veamos cuales son las principales características de un gestor de correo (basándonos en lo que conocemos de años de trabajo con Outlook).

Principalmente serian:

1. Capacidad de recibir y enviar correos de varias cuentas desde un mismo sitio
2. A pesar de tener varias cuentas, tener la posibilidad de tener varias bandejas distintas, así separando los correos.
3. Poder revisar correos de manera «offline» desde un avión o un lugar alejado.
4. De igual manera, poder «enviar» correos de manera desconectada. En realidad, lo guarda en una carpeta llamada «Buzón de salida» y se envían una vez haya conexión
5. Programar correos
6. Poder tener una vista previa de un correo
7. Poder enviar correos como archivos adjuntos

Ahora veamos una por una de estas funcionalidades en Gmail, si se pueden o no, y como se harían:

Capacidad de recibir y enviar correos de varias cuentas desde un mismo sitio.

Una de las mejores cosas que podemos hacer desde Gmail es «inscribir» otras cuentas, bien sea personales o laborales, para así tener un solo sitio donde nos lleguen todos nuestros correos.

Para esto tenemos una pestaña especial en la sección de configuración donde podemos asignar una cuenta, bien sea solo para enviar correos, solo para recibir, o para las dos cosas.

Aquí podemos inscribir todas las cuentas que queramos.

Tener las cuentas en bandejas de entrada distinta

Cuando tenemos múltiples correos podemos querer tenerlos en un mismo sitio, pero no todo junto. «Juntos pero no revueltos» decimos en Colombia.

Para esto podemos usar las etiqueta, u opciones más avanzadas como tener múltiples bandejas de entrada.

Poder revisar (y enviar) correos de manera offline.

Esta es una muy buena opción que nos ofrece software como Outlook.

Afortunadamente Gmail también tiene la opción offline, y nos permite revisar todos nuestros correos.

Así mismo, al activar esta opción, veremos una nueva carpeta en Gmail: la bandeja de salida. Esto es para cuando enviamos un correo pero no estamos conectados. Una vez Gmail detecte una conexión enviara los correos pendientes de enviar.

Programar correos

El nuevo Gmail nos permite de manera muy fácil postergar el envío de un correo para cuando queramos. Y a diferencia de Outlook que necesitaba estar prendido el computador para hacerlo, dado que Gmail está en la nube, ya queda programado sin importar que no lo volvamos a abrir

La vista previa del correo.

Esto es algo que enamora a los fanáticos del Outlook y es no tener que entrar a cada correo para verlo, ahorrándose un click. Esta funcionalidad permite tener de manera paralela el listado de correos y el correo en si. Afortunadamente, aunque escondida, existe esta opción en Gmail.

Correos como archivos adjuntos

Una de las cosas que más extrañan los usuarios de Outlook es la posibilidad de enviar correos como un archivo adjunto, en una extensión especial que solo pueden leer otros gestores de correo.

Desafortunadamente sheets no tiene esta función, pero si hay una forma muy fácil de reemplazarla.

Simplemente imprimimos el correo como un PDF, y listo. Ahí esta nuestro adjunto.

Como ven, Gmail tiene muchísimas más funcionalidades de las que creemos, y es una potente herramienta para gestionar nuestros correos.