Creando nuestra primera macro en Google Sheets

En este artículo vemos como crear nuestra primera automatización o macro en Google Sheets con la ayuda de Google Apps Script, pero sin tener que entrar a programar todavía.

Que es una macro

Para los expertos en Excel esta respuesta es obvia, pero a los principiantes les da miedo oir cualquier cosa que suene a proframar.

Una macro es una acción repetitiva que nos toma un tiempo, y que podemos encapsular en un botón o una simple acción.

Ejemplo de una macro

Una macro sencilla podría ser la de formatear una celda o un grupo de celdas con unas características.

Digamos que quiero poner ciertas celdas con el fondo gris, el borde rojo oscuro y grueso, con una fuente específica y un tamaño de 18, y ese va a ser un estilo que quiero repetir muchas veces.

Esto se puede hacer de varias maneras:

• Una forma sería hacerlo manual, es decir cada vez que quiera, aplicar todos los formatos. El problema es que me toma mucho tiempo y se vuelve una tarea repetitiva y operativa.
• Una segunda opción es copiar y pegar el formato de otra celda. El problema de esto es que, aunque mucho más rápido, igual implica ir a buscar la celda que tiene el formato deseado
• Que tal si pudieramos con un solo boton aplicar ese formato específico? Aquí es donde entran las macros

Creando nuestra primera macro.

Hay varias maneras de crear una macro.

Podemos iniciar con código de cero, o copiar y pegar de internet.

PEro Sheets nos da una opción para principiantes: grabar macros y para poder empezar a ver el poder de las macros y esa ese la que vamos aver hoty.

Paso 1. Primero nos debemos ubicar estrategicamente en la celda que queramos.

Esto es muy importante porque por ejemplo si queremos aplicar el formato a multiples celdas, es importante saber donde me debo ubicar cuando vaya a volver a aplicar la macro.

Por ejemplo siq ueremos aplicar un formato a una sola celda, entonces nos podemos ubicar en la celda que vamos a formatear y ya

Paso 2. Grabar la macro

Nos vamos a HErramientas > MAcros > Grabar MAcros

Nos va a salir un cuadro de opciones en la parte de abajo

Casi siempre, en mi experiencia, vamos a tener que seleccionar «Usar referencias relativas». Esto hace que cuando nos ubiquemos en una celda cualquiera, la macro funciones.

Nota: Una vez damos click en Grabar macro cualquier cosa que hagamos dentro de nuestra hoja de calculo va a quedar grabada entonces hay que tener mucho cuidado

3. Hacer las acciones

Una vez estemos seguros de haber escogido la referencia correcta, podemos empezar a hacer nuestras acciones.

Aqui es donde aplicariamos los formatos a las celdas. ASí queda mi ejemplo

4. Guardar la Macro

Una vez hayamos aplicado todo el formato, le damos click en Guardar en el cuadro de las macros

Nos aparece un cuadro de dialogo, donde podemos darle un nombre a la macro y si queremos un comando de teclado para ejecutarla.

Nota: Si es su primera macro en ese archivo, Google les va pedir dar autorizacion para ejecutar las macros

Y listo! No es mas.

Aplicar la macro

Ahora vamos a correr la macro.

Para esto nos posicionamos sobre una celda que queramos formatear.

Despues nos vamos a «Herramientas»>»Macros» y buscamos el nombre de la macro que creamos. Simplemente damos click en el nombre y la aplica.

Es obvio que esto es solo el comienzo de un largo mundo llamado macros. Las posibilidades son infinitas. Con las macros entre otras cosas podemos:

• Hacer cálculos complejos
• Crear o eliminar columnas, filas, celdas
• Crear gráficas
• Crear pestañas
• Enviar mails
• Crear eventos de calendario
• Y muchísimo más