Como archivar el correo mediante etiquetas en gmail

En este artículo hablamos de las etiquetas en Gmail y como las podemos usar como herramienta par organizar nuestro correo y para ser más efectivos con el mismo.

Gmail, como cualquier otra herramienta de productividad, nos puede facilitar la vida, o complicar la vida. Todo depende de nosotros. Hoy vamos a ver una herramienta que bien usada puede ayudarnos a organizar nuestro correo para futuras búsquedas; estamos hablando de etiquetas en Gmail. Recuerda que nuestro objetivo es productividad; es decir ahorrarnos tiempo en cosas que seas inoperativas y que no contribuyan a nuestros objetivos, por eso cualquier minuto adicional gastado en búsquedas inoficiosas, debemos recortarlo.

Que no es una etiqueta en Gmail

Una etiqueta no es una carpeta: Es decir, no está archivando el correo en algún lado, solo lo esta «marcando». Esto nos da la libertad de aplicarle muchas etiquetas, para después solo poder ver la que queremos en el momento adecuado

Que es una etiqueta en Gmail

Una etiqueta es precisamente una etiqueta, es como un sticker que gmail añade al correo, para que sea mas facil buscarlo luego, y para que nos ayude a organizar nuestro correo.

Organización por defecto de etiquetas

Cuando llega por primera vez un correo a nuestra bandeja, ya se le incluye la primera etiqueta y es la de «Recibido», o lo que conocemos como bandeja de recibidos.

Recientemente, Gmail ha tratado de ayudarnos con una organización genérica de cuatro etiquetas: «Recibido», «Social», «Promociones», «Notificaciones» y «Foros».

El programa lo que hace es que ya tiene una gran base de datos de proveedores, dominios y palabras claves, con las cuales puede predecir según el origen, el asunto y el contenido para que es un correo.

Esto esta muy bien como ayuda, pero no deja de ser una predicción, lo que puede etiquetar correos que no queremos en etiquetas que no queremos.

Lo bueno es que podemos quitar esta organización por defecto, y empezar a etiquetar nosotros mismos; más adelante veremos como.

¿Cómo aplicar una etiqueta en Gmail?

Hay dos maneras de aplicar una etiqueta en Gmail; la primera es manualmente a cada correo que ya ha llegado, y la segunda es automáticamente a los nuevos correos que lleguen, mediante la aplicación de filtros.

Hoy vamos a ver la primera forma, la más sencilla, y con la que con práctica, entenderemos muy bien como funcionan.

Como la mayoría de cosas en Gmail, hay dos formas de aplicarlas, desde la bandeja de entrada, o ya dentro del correo.

Dentro de la bandeja de entrada, hay un checklist, donde uno puede escoger los correos a los que quiere aplicar un cambio.

Una vez escogido por lo menos un correo, nos aparece un menú con algunas opciones en la parte superior.

Una de estas opciones es el ícono de una etiqueta. Dando click, podremos asignar una etiqueta existente, o una nueva, y hasta crear etiquetas dentro de etiquetas.

¿Dónde puedo acceder a las etiquetas en Gmail?

En el menú izquierdo podemos ver todas las etiquetas que hemos creado, junto con el número de mensajes no leídos de cada una.

Si están anidadas, solo se ve la categoría mayor junto con una flecha para ver las sub-etiquetas.

Consejos acerca de etiquetas en Gmail

El gran problema con las etiquetas, como cualquier otra herramienta de productividad, está en su uso excesivo. Antes de empezar siquiera a usarlas, deben pensar si para lo que hacen son estrictamente necesarias. Gmail es muy inteligente, y sus funciones de búsqueda son muy buenas, entonces hay probabilidad de que solo archivando los mensajes (o sin siquiera archivarlos, ya que no todo el mundo es «inbox cero»), ya tiene, y etiquetando se podrían complicar más la vida.

Si en cambio ven que les facilitaría la vida crear etiquetas, no las usen más allá de lo necesario. Un número entre 5 y 10 categorías grandes deberían ser mucho más que suficientes, sin tampoco abusar de las subetiquetas.

¿Cómo configurarlas?

Las etiquetas son tan importantes para Gmail, que tienen su propia sección en «Configuración». Aquí puedes ver toda tu estructura de etiquetas, así como crear, editar y borrar etiquetas.

Hay una característica particular en la configuración que me encanta, y es la de «mostrar si hay sin leer». Esto lo que hace es que minimiza el menú de la izquierda, y solo me muestra las etiquetas que tienen mensajes sin leer. Para ver las demás, deberías dar click en la flecha de «más». Esto simplifica mucho la vista.

Conclusión

Con los años, he aprendido a dejar la bandeja de entrada lo más limpia posible. Con estrategias como «inbox cero» y «menú minimal«. Llevo un año, archivando todos los corres en la carpeta master de Gmail, sin embargo le estoy dando una nueva oportunidad a las etiquetas. Y si mezclamos etiquetas con filtros, puede haber una gran herramienta de productividad esperándolos.