Archivar con filtros en Gmail automáticamente

En esta entrada veremos como archivar con filtros en Gmail para así empezar a automatizar nuestra bandeja de entrada.

Los filtros son una herramienta muy poderosa tanto en Gmail como en cualquier gestor de correos.

Pero para poder empezar a utilizar filtros tenemos que estar familiarizados con dos conceptos: archivar y etiquetas.

Archivar es muy sencillo. Es el equivalente a guardar un correo. A «sacarlo» de la Bandeja de Entrada, con la tranquilidad de que siempre estará disponible en nuestras busquedas, o en la carpeta «Todos». Aquí una explicación mas detallada de archivar en Gmail.

Etiquetas, por su lado es el equivalente a carpetas, aunque en realidad no son carpetas. Es una manera muy sencilla y práctica de guardar un correo para su futura referencia. En gmail es muy fácil crear etiquetas, así como editarlas.

Normalmente el proceso de archivar o etiquetar es algo que hacemos cuando estamos organizando nuestro correo, aunque lo ideal sería hacerlo en el día a día. Es decir que correo que va llegando, decido inmediatamente si merece ser archivado y/o etiquetado.

Pero cuando tenemos un correo muy grande, y que cada vez se hace más grande porque el flujo de entrada es muy alto (Más de 50 correos al día), cualquier ayuda que podamos recibir es bienvenida.

Aquí es donde vienen a nuestro rescate los filtros de Gmail

¿Qué es un filtro?

Un filtro es una manera de automatizar el archivado y etiquetado de correos, así como la eliminación y el reenvío de los mismos.

Un filtro tiene dos partes: una condición y una acción. Yo quiero que cuando llegue un correo con ciertas características, Gmail nos haga una acción predeterminada, sin que yo me entere.

Condiciones

¿Que condiciones podría yo imponer para que un filtro se realice?

Remitente

La más común es el remitente, es decir que cuando un correo llegué de una dirección específica, yo realice la acción.

Esto pasa mucho en newsletters por ejemplo. No necesariamente quiero desuscribirme o eliminarlos, pero si se que siempre que llega una nueva edición de un newsletter, lo archivo para leer despues, pues amerita un filtro.

Lo mismo cuando yo soy informado, pero nunca debo hacer una acción. Por ejemplo, si soy Gerente de Producto, me copian todas las acciones logísticas rutinarias del producto, entonces valdría la pena archivar y etiquetar los correos que vengan de la compañía logística, pero como nunca debo tomar acción, pues no hay necesidad que llegue a mi bandeja de entrada.

Asunto

Pero que pasa, en el mismo ejemplo anterior, con el 5% de las ocasiones donde el correo es una urgencia, que si deberia conocer y hasta atender? Aquí es donde entra la segunda condición: el asunto.

En estos casos se podría informar al destinatario de siempre marcar como «URGENTE» o algo similar a los casos que necesiten acción, o que sean reales emergencias. Así mismo, pero mas raro sería el caso, donde haya alguna palabra clave en el cuerpo del mensaje.

Otras

Otras condiciones menos usadas son (aparte de la ya mencionada de que contenga cierta palabra en el cuerpo), son:

• Que este dirigida a alguien en particular, es decir que yo solo esté en copia, pero uno de los destinatarios «oficiales» sea mi jefe, o algun compañero, o culalquier otro correo específico.
• Que NO contenga una palabra específica en el cuerpo.
• Tamaño del correo, o que contenga un archivo adjunto

Acciones

Ya vimos las dos acciones principales, o las mas comunes que podemos pedir a nuestros filtros: Archivar y agregar una etiqueta.

Adicionalmente hay otras acciones que podemos realizar tales como:

• Marcar como leído: Simplemente va a seguir apareciendo en la Bandeja de Entrada pero mas opaco, y con el formato de los correos ya leídos.
• Destacar: La típica estrella amarilla. (Aunque recuerden que podemos cambiar esa estrella predeterminada).
• Reenviar: Esta función merece su propio post, ya que lleva nuestra automatización a un nuevo nivel. Si ya configuramos el reenvío de correos, podemos decidir cuales correos se reenvían y cuales no.
• Eliminar: Habla por si solo.
• Enviar respuesta predeterminada: También merece un post en si mismo. Si tenemos activadas las respuestas automáticas o recicladas, podemos no solo etiquetar y archivar un correo sino que responderlo con un mensaje automático. Por ejemplo, todos los correos de servicio al cliente, podríamos responderlos inmediatamente con un mensaje del estilo: «Acabamos de recibir tu solicitud. En menos de 48 horas te estaremos respondiendo con una solución.» Es como la respuesta predeterminada de vacaciones pero personalizable dependiendo de las condiciones impuestas

Aplicación retrospectiva

Una última opción increíblemente útil, es la casilla de «Aplicar el filtro a los x mensajes que cumplen los criterios». Esto me permite no solo activar el filtro para todos los correos que lleguen a partir de ahora, sino que también lo aplica a los correos antiguos que cumplan con el criterio. Esto es muy útil para cuando estamos etiquetando, u organizando una bandeja de entrada muy grande.

Como crear los filtros

Una vez tenemos claras las condiciones y las acciones, pasamos a lo fácil: aplicarlo.

Para esto hay varios métodos

1. Barra de Búsquedas
2. Filtrar Mensajes Similares
3. Desde la configuración

Barra de búsquedas

En el recuadro superior, donde se hacen las búsquedas, en la flecha de la derecha, podemos ver más opciones de búsquedas. Al desplegarlas, en la parte inferior del nuevo recuadro, al lado del botón de «Buscar» está la opción de «crear filtro»

Pero para poder habilitar este botón, tengo que primero «dar» la condición, es decir poner el correo remitente o destinatario, o las palabras claves en el asunto o en el cuerpo del correo, lo cual nos activará el filtro.

Una vez den click en «Crear Filtro», nos lleva a un segundo recuadro, donde escogeremos la acción que realizará el filtro.

Una vez escojamos las acciones, podemos dar la opción de aplicar retroactivamente, para proceder, ahora si, a crear el filtro

Filtrar mensajes similares

Otra opción muy útil para crear filtros se nos presenta cuando estemos «dentro» de un correo. Si damos click en los 3 botones de «Más», nos da otras opciones adicionales, entre ellas «Filtrar mensajes similares», lo que me lleva al mismo recuadro de creación de filtro

Crear filtros desde la configuración

Una última forma de crear filtros es desde el menú de Configuración, en la pestaña «Filtros y Direcciones bloqueadas».

Después de la lista de filtros, que debe ser corta si son nuevos a estos temas, encontraran el link «Crear un filtro», que de nuevo los llevará a la pantalla de creación de filtros.

Editar, eliminar, exportar e importar filtros

Además de crear los filtros, también podemos editarlos, eliminarlos, exportar e importar, de manera muy fácil. Todo esto se hace desde la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas» del menú de configuración.

Una vez entramos a este menú, lo primero que nos aparece es el listado de los filtros existentes.

Al lado de cada filtro me aparecen dos opciones: la de editar, y la de eliminar.

Editar es muy útil, cuando quiero cambiar la condición, o la acción, o si quiero agregar más de una condición, o más de una acción.

Si bajamos al final de la lista me da la opción de Importar filtros. Esto puede sernos útil cuando estemos cambiando de dirección de correo, pero queramos conservar los filtros que hemos ido construyendo. Por ejemplo actualmente yo cuento con más de 70 filtros, y no tengo ninguna intención en tener que volverlos a crear.

Por último, podemos seleccionar ciertos correos, bajar a lo último del listado, y escoger si quiero eliminar la selección o exportarla.

Como vieron en esta introducción, los filtros son la puerta de entrada al mundo de la automatización del correo electrónico. Bienvenidos!